В этой статье постараюсь, ответит на эти и другие вопросы, которые будут вас интересовать при покупке факса. Первый вопрос, на который необходимо ответить, а нужен ли мне факс? Современные коммуникационные сервисы, такие как электронная почта, видео конференции, и др. по своей эффективности заметно превосходят факсимильную связь, однако, пока еще никто не отказался от привычного факса, давно ставшего неотъемлемым атрибутом рабочего места секретаря или офис-менеджера.

Для начала определимся, что такое Факс?

Факс или телефакс, - это средство связи, которое способно передавать машинописные тексты и изображения по телефонной сети. После установления связи с адресатом изображение сканируется, специальное электронное устройство передает сигнал адресату, а принтер факса адресата печатает изображение.

Современный факс - это всегда больше, чем просто факс. Он совмещает в себе много разных функций, полезных офисному работнику. Поэтому факсы можно условно поделить на два типа: монофункциональные и многофункциональные. Возможности монофункциональных факсов, ограничены базовым набором, позволяющим принимать и отправлять факсимильные сообщения, производить простое копирование отдельных листов, и, конечно же, выполнять основные действия с телефонным модулем, в частности, управлять телефонной книгой, различными списками рассылки и так далее. А вот многофункциональный факс совмещает в себе функции: принтера, копира, сканера, факса, телефона и даже модема.

Факсы бывают монохромные и цветные. А так же различают факсы на термобумаге, термоплёнке, лазерные, струйные.

В основе принципа действия факсов работающих на термобумаге лежит выжигание изображения с помощью термолинейки на специальной термочувствительной бумаге. Достоинством данного типа факсов является их низкая цена и достаточно высокая надежность. К недостаткам можно отнести низкое качество получаемого изображения и высокая себестоимость. Это, самый распространенный тип факсов.
Факсы на термоплёнке принимают документы и выполняют функции копира на обычной бумаге формата А4. Факс с термопереносом печатает на специальных рулонах термопленки. Сам процесс печати представляет собой перемотку рулона с одной катушки на другую.

Однако лучшим качеством и скоростью работы отличаются лазерные факсы , которые также позволяют использовать обыкновенную бумагу, применяемую для принтеров. К тому же, они обладают широким набором дополнительных функций. Если вы заинтересованы в высоком качестве документов, только лазерный факс вполне сможет удовлетворить вас и значительно облегчить делопроизводство. Несомненно, будущее именно за лазерным качеством.

Струйные факсы при печати схожи по функциям с обычными струйными принтерами. Основным недостатком является невысокая надежность и довольно дорогая цветная печать.

Какой факс выбрать - зависит от Ваших задач и средств. Замечу только, что наибольшей популярностью сейчас пользуются факсы фирмы Panasonic.

Факс - не единственный способ передачи изображения. Есть сравнительно недорогое приспособление к компьютеру - факс-модем. Он подсоединяет компьютер к обычной телефонной линии и стоит $100-200.

Однако, с появлением недорогих МФУ (многофункциональных устройств, совмещающих в себе функции принтера, сканера и копира), в деловом общении люди пользуются отсканированными и переданными по электронной почте документами. Для этого не нужны телефонные линии, которые часто бывают заняты, документы не искажаются и при получении имеют вид, не отличимый от оригинала.

Если вам понравился совет и вы считаете, что он лучший среди советов, присланных в январе на Конкурс советов, проголосуйте за него в форме для конкурсного голосования слева. Возможно именно ваш голос будет решающим и автор полезного совета получит ценный приз!

Последние статьи раздела «Компьютеры & Интернет»:

Какую компьютерную мышь выбрать
Мониторинг и профилактика компьютера
Одноразовая почта
Что такое IP-адрес и для чего он нужен

Все разделы сайта сайт

Как пользоваться факсом

Факс представляет собой специальный аппарат, предназначенный
для передачи и приема факсимильных оповещений.

Виды факсов:

Факс-модем, который подключается к компьютеру;

Телефакс, который работает на телефонной линии;

Факс в составе МФУ.

Кроме этого факсы бывают черно-белые и цветные, могут передавать сообщения на особой термобумаге или на листах А-4, по способу печати могут быть лазерными и струйными. Об этом подробнее тут: ......

Как отправить документ

Для того, чтобы отправить документ его нужно поместить в перевернутом виде (лицевой стороной вниз) в нижний лоток. Далее надо снять трубку и набрать нужный номер.

После того как абонент поднимет трубку, надо представиться и сообщить об отправлении документа. Затем нажимаем кнопку «Пуск» (или «Старт»), при этом не надо класть трубку. Документ пройдет внутрь и в трубке послышится характерный звук, после этого восстановится телефонная связь.

Необходимо дождаться, пока абонент просмотрит полученный документ и сообщит о его получении и его качестве. После этого можно попрощаться с абонентом и положить трубку.

Как принять документ

Услышав звонок, нужно поднять трубку, после сообщения абонента об отправлении факсимильного сообщения, нажать кнопку «Старт» (или «Пуск»). Ожидайте появления листа бумаги с присланным документом, проверьте качество изображения.

Если качество хорошее, сообщите об этом абоненту и положите трубку. На некоторых аппаратах можно выбрать функции «монохромная» или «цветная печать», нажав соответствующую кнопку.

Некоторые факсы настроены на автоматический прием сообщений и на таких аппаратах есть кнопка «Автоответ». Прием сообщения осуществляется после определенного числа звонков (их количество задают в меню «Параметры»).

Если на звонок никто не отвечает, то включается автоматический режим приема сообщений, при этом отправитель вместо ответа человека услышит гудок, который означает, что у абонента аппарат настроен на автоответ. В таком случае необходимо просто нажать «Старт» и отправить факс.

Сообщение было отправлено, а документ не появляется - что делать? В подавляющем большинстве случаев это означает, что в аппарате закончилась бумага.

Признаком того, что бумага заканчивается, являются красные полосы на получаемых документах. Чтобы вставить в факс бумагу нужно открыть верхнюю крышку, обычно под ней написана последовательность действий по замене бумаги.

Как правило, современные факсы оборудованы множеством дополнительных функций: режим автоответчика, передача групповых сообщений, телефонная книга, функции быстро набора, возможность переадресовывать и блокировать сообщения. Разобраться с этими дополнительными функциями поможет инструкция к аппарату.

Современный мир информации требует быстрого обмена различных сведений. Значительное место в этом потоке занимает факсимильная связь. С её помощью передаются текстовые сообщения, графические схемы, рисунки. В офисах установлены факсимильные аппараты, но не все умеют ими пользоваться, несмотря на широкую распространённость такой техники. Также можно отправлять/принять факсы посредством интернета . Ниже найдёте рекомендации, как отправить факс разными способами.

При наличии в офисе телефакса несложно принять либо отправить документ. Ниже подробно расскажем, как принять факс, затем как отправить факс с телефона.

Приём факса

Если вам позвонили, просят принять факс, вы отвечаете: «Принимаю» либо условным сленговым словом «Стартуем», означающим, что вы готовы к процедуре.

1. После тонального сигнала нажмите зелёную кнопку «Start».
2. Дождитесь полной распечатки пересылаемого документа.
3. Приняв документ, нажмите «Stop».

Для получения документа сообщите отправителю о готовности и нажмите кнопку «Start».

Если передача прошла с искажениями текста, графики, сообщите об этом передающему, чтобы тот повторил отправку.

Во время пересылки трубку можно положить уже после того, как начнётся передача. Работа тогда не прервётся. Если вы хотите подтвердить передачу либо продолжить разговор, оставайтесь на линии, когда передача завершится, вновь заработает аудиовызов, вы сможете сообщить об успешности процедуры и продолжить беседу.

Существует автоматический режим, позволяющий устройству самому, без вашей помощи, принимать документы. Настроить его можно в специальном меню «Параметры - Количество звонков», включить выделенной для этого на панели кнопкой. Автоматический режим удобен, когда возможна передача ночью, в праздничные дни, при отсутствии в офисе работников.

Отправка факса

Если вы ни разу не работали с офисной техникой, мы объясним, как отправить документ по факсу.

Приготовьте документ, обычно используется формат А4 . Проверьте качество печати, чтобы потом у адресата не возникало проблем с чтением. При размазавшихся чернилах, наличии подтёков могут возникнуть сложности, лучше распечатайте лист повторно. Перед отправкой снимите с листа скрепки, скобы. Пронумеруйте страницы, чтобы избежать путаницы потом.

1. Откройте крышку, обычно для этого есть небольшая кнопка на боковой панели.
2. Вставьте лист в специальный лоток лицевой стороной обязательно вниз. Лоток в большинстве аппаратов находится в тыльной части, прикрыт крышкой. Прозвучит щелчок, короткий сигнал, означающий, что лист вставлен правильно, аппарат его захватил.
3. Позвоните адресату, сообщите о пересылке факса, количестве отправляемых страниц.
4. Когда адресат готов принять документ, он отвечает: «Стартуем». Затем нажимает кнопку «Start». Бумага станет двигаться через ролики, значит, передача началась. Если лист остановился, произошла ошибка, на табло высветится информация о ней. Получатель не должен класть трубку до завершения передачи.
5. Свяжитесь с адресатом, узнайте, получил ли он информацию, не смазался ли текст. Если качество неудачное, перешлите повторно документ.
6. Закройте крышку, опустив её до щелчка.

Вставьте в лоток документ лицевой стороной вниз и нажмите «Start».

Если вам нужно отправить несколько листов, вставляйте их поочерёдно. Есть аппараты, поддерживающие массовую отправку, тогда в лоток можно положить сразу до 10 страниц.

Специализированные программы отправки

Если у вас есть встроенный модем , можно отправить факс с компьютера через него. Вам потребуется специализированная программа наподобие VentaFax либо встроенная в Windows функция. Настроив функцию отправки, вы сможете переслать отсканированный документ получателю на его факсимильный аппарат.

Отправка через интернет

Если отсутствует телефонная связь по каким-либо техническим причинам, закончилась бумага в аппарате, можно для отправки с компьютера воспользоваться услугами всемирной паутины. Также может быть так, что принимающая сторона требует отправки документов через факс, а у вас отсутствует данный аппарат либо он сломался. Почтовые отделения могут помочь вам в отправке, но это требует временных и финансовых затрат. Когда есть интернет, вы можете действовать в удобное для вас время. Не все юзеры знают, как отправить факс с компьютера через интернет. Вам нужно лишь отсканировать документ, найти сайт-посредник, занимающийся пересылкой факсов. Назовём некоторые из них.

MyFax

Для примера приведём сервис MyFax, позволяющий бесплатно переслать через интернет 2 факса в сутки до 10 страниц каждый. Регистрация не требуется. Преимуществом сервиса является возможность посылать информацию в 41 страну мира. Кроме того, предлагается тестовый период в 30 дней, когда вы сможете получить личный факс-номер, отправлять неограниченное количество документов, получать их. Пересылать документы можно в нескольких форматах. Есть платный контент.

Для отправки факса заполните блоки отправителя и получателя, прикрепите документ и перешлите, нажав кнопку «SEND FAX».

На адрес электронной почты , указанный вами, придёт ссылка на подтверждение отправки. После доставки информации придёт сообщение об этом либо извещение об ошибке в пересылке.

Freepopfax

Сервис позволяет без регистрации переслать через интернет бесплатно 5 факсов до 14 страниц. Отправка осуществляется в 48 стран, к сожалению, по России не работает. На первой странице отправленных документов будет размещена реклама Popfax.com. Поддерживается несколько форматов документов. После отправки на почту вам придёт извещение.

FaxOrama.com

Интернет-сервис, позволяющий бесплатно отправлять факсы в США, Канаду. Нет регистрации, не добавляется реклама на отосланные документы. Разрешено пересылать 2 документа в день по 5 страниц. Есть приложения для IOS, Android, позволяющие сделать фото, затем отправить его с телефона. Поддержка нескольких форматов.

Сервисов отправки/получения факсов через интернет существует много, платные обычно предоставляют тестовый период для бесплатного пользования. В бесплатных часто размещается реклама на пересылаемых страницах. Если вам нужно часто пересылать либо получать информацию, рекомендуется пользоваться платными услугами, для одноразовой же отправки подойдёт бесплатный ресурс глобальной сети.

Как видите, вопрос, как отправить факс, несложный. Процедура занимает мало времени. Использование электронной вычислительной машины, интернет-сервисы, мобильные приложения позволяют работать с факсами в удобном для вас режиме.

Если вы в процессе работы впервые столкнулись с , то вам необходимо с ним как можно скорей разобраться, чтобы приступить к полноценному труду во благо предприятия. В статье мы опишем принцип работы факса, то, как им правильно пользоваться и какие основные неисправности факса можно встретить в повседневных рабочих буднях.

Для чего нужен факс?

Если говорить просто, то факс – это техническое устройство, при помощи которого можно принимать и получать документы на любом расстоянии. При этом в процессе его работы приходит сканирование документа, преобразование данных в электросигналы, их зашифровка и отправка по каналам телефонной связи. В момент приема факс работает как модем и принтер – он расшифровывает принятый сигнал и распечатывает документ на бумаге.

Как принять факс?

Чтобы разобраться, как пользоваться факсом, нужно поэтапно разобраться с приемом и передачей документов. Начнем с приема. Скажем сразу, что это сделать проще простого. Принимать факсы можно как в ручном, так и автоматическом режиме.

Ручной режим: вы снимаете трубку, слышите фразу «Примите факс», отвечаете «Принимаю» и нажимаете на зеленую кнопку. Остается лишь дождаться полного выхода документа. Не забудьте сразу проверить качество печати, читабельность текста, после чего подтвердите факт приема и только потом кладите трубку.

В автоматическом режиме вы настраиваете количество гудков, после которых аппарат начнет сам принимать послания. Этот режим удобен для специально выделенных факсов либо для факсов-телефонов в отсутствии сотрудника, ответственного за прием.

Как отправить документ по факсу?

Чтобы правильно отправить факс, вам нужно знать номер телефона абонента. Перед тем как начать звонить ему, нужно заранее подготовиться: вставить документ в приемник вниз текстом, убедиться, что он лежит ровно, без перекосов и набрать номер. Далее вы спрашиваете, готов ли человек принять факс от вас, и когда получите положительный ответ, нажмите на кнопку «Факс/старт».

После – спросите у собеседника, пришел ли факс, насколько он читабельный, ровный. Теперь можно разъединяться. В ряде случаев нужно как при приеме так и при передаче факсов говорить свои данные: «факс принял/факс отправил…» и свои Ф.И.О.

Если факс не принимает документы

Типичные неисправности в работе факса – это зажеванная бумага, в рулоне закончилась бумага, нет захвата отправляемого документа, пустой или черный факс. Если не уверены в своих знания тонкостей исправления этих неполадок, обратитесь к более знающим людям за помощью. Со временем вы всему научитесь сами, и работа с этим аппаратом станет сплошным удовольствием.

Практически в каждом, даже самом маленьком, офисе в настоящее время установлен такой нужный аппарат как факс. С его помощью отправляются копии различных документов, начиная от важных договоров и заканчивая различными изображениями. Чаще всего работа с факсом поручается одному человеку, в основном секретарю, который принимает или отправляет различные документы, следит за работоспособностью аппарата, в том числе контролирует наличие бумаги в соответствующем отсеке. Но как быть, если человек, в чьи обязанности входит прием и отправка факсимильных копий, временно отошел, а вас попросили присмотреть за аппаратом и в это время зазвонил телефон. Конечно, вам придется поднять трубку и на том конце провода вас просят принять документы, а вы не знаете, как пользоваться факсом... Просто сказать об этом большинству стыдно, только лишь потому, что не хотят, чтобы собеседник подумал о недостатке имеющегося образования. Хотя знать все на свете просто физически невозможно.

Представили себе такую ситуацию и, наверно, очень захотели, чтобы с вами такого никогда не случилось? Тогда советую заранее узнать, как пользоваться факсом, если вы работает в офисе. Если вдруг возникнет такая необходимость, вы справитесь с возникшей трудностью и блестяще выйдите из сложившейся ситуации.

Если вам необходимо принять документы, то обратите внимание на панель устройства. Как правило, на ней есть большая клавиша, чаще всего зеленого цвета. На ней, в зависимости от модели аппарата, может быть написано «Пуск» или «Старт». При нажатии на данную кнопку должен раздаться характерный сигнал, вы перестанете слышать собеседника, и начнется прием документа. Поздравляю - вы нажали нужную кнопку. Результатом вашей деятельности будет копия документа на факсимильной бумаге, которая по соглашению сторон может иметь юридическую силу. Если же, несмотря на характерное попискивание факса, договора у вас в руках все еще нет, возможно, в вашем аппарате просто закончилась бумага. Тогда необходимо открыть верхнюю крышку аппарата, под которой вы увидите, какую последовательность действий надо выполнить, чтобы заменить пустую трубку на новый рулон бумаги. Обратите внимание на появление красных полос в получаемом документе. Это означает, что осталось мало метров факсимильной бумаги и ее стоит заменить прямо сейчас, чтобы не заставлять ждать партнеров в будущем, когда она закончится во время приема важного договора.

Если же нужно отправить документ, то для начала надо его заправить в соответствующий паз. Как правило, производитель заботится о своих пользователях и приводит изображения того, как работать с факсом. Главное, на что стоит обратить пристальное внимание, так это на то, какой стороной вы вставляет лист в отверстие. Очень важно, чтобы документ, который вы отправляете партнерам, лежал вниз лицом, то есть отправляемая информация должна находиться на нижней стороне листа. Именно это изображение получит принимающая сторона. После этого набираете номер абонента, которому будете отсылать копию документа, говорите о цели своего звонка и просите принять факс. Тем, кто знает, как пользоваться факсом, фраза «Стартую», будет понятна без слов. Для новичка она может показаться даже смешной, но она всего лишь означает, что ваш собеседник нажал клавишу «Старт», и вам надо сделать то же самое. После этого аппарат начнет принимать вложенный в него документ, преобразуя информацию на бумажном носителе в электронный вид. На другом конце провода аппарат вашего собеседника выполнит обратное преобразование. Если все прошло нормально, можете положить трубку.

Теперь вы знаете, как пользоваться факсом, и сможете без особых сложностей как принять, так и отправить документы.