При использовании Office и OneDrive или SharePoint можно работать над документами Word, таблицами Excel и презентациями PowerPoint вместе с другими людьми. Совместное редактирование означает, что над документом одновременно работают несколько авторов.

Что нужно для совместного редактирования?

Совместное редактирование поддерживается для документов, сохраненных в OneDrive или SharePoint.

Для совместной работы с другими пользователями требуется следующее:

Общее хранилище . Для совместного редактирования можно хранить документы в OneDrive, OneDrive для бизнеса, на SharePoint Online или SharePoint Server.

Приложения, поддерживающие совместное редактирование Word и PowerPoint на всех устройствах и версиях, более поздних, чем Office 2010, поддерживающих совместное редактирование. Мобильные приложения Excel и Excel 2016 с Office 365 также поддерживают совместное редактирование.

Подходящий документ. Совместное редактирование поддерживается только в файлах современных форматов, включая DOCX (Word), PPTX (PowerPoint) и XLSX (Excel).

Разрешения на редактирование. у всех авторов должно быть разрешение на чтение и изменение документов.

Создание и открытие документов для совместного редактирования

Вы можете создавать документы в классических версиях Office Online или Office. Дополнительные сведения о том, как совместно редактировать документы, см. в следующих статьях:

Предоставление общего доступа к документам для совместной работы

Прежде чем начинать совместную работу над документами, необходимо предоставить к ним общий доступ. В приложениях SharePoint, OneDrive и Office можно делиться файлами с другими пользователями.

Дополнительные сведения об общем доступе к документам в OneDrive и SharePoint см. в следующих статьях:

Можно ли работать совместно в автономном режиме?

Если вы открываете общий документ в классическом или мобильном приложении, вы можете работать над ним, даже если нет подключения к сети. Другие авторы не будут видеть изменения, которые вы вносите в автономном режиме. Когда вы подключитесь к Интернету, вы получите уведомления о любых новых правках, а ваши изменения станут доступны другим.

При работе в Word абзац, над которым вы работаете, блокируется, чтобы другие пользователи не могли перезаписать ваши изменения. Если вы находитесь в автономном режиме, может случиться так, что кто-то еще изменит тот же абзац. При сохранении изменений появится всплывающее сообщение о том, что возник конфликт. Вы можете просмотреть конфликтующие изменения и решить, какие из них следует оставить.

Устранение конфликта в Word 2016

Если вы работаете над файлом, который находится в папке синхронизации (такой как OneDrive или OneDrive для бизнеса), он синхронизируется при восстановлении подключения к Интернету независимо от того, запущено ли приложение (Word, PowerPoint). При повторном подключении файл автоматически синхронизируется. При наличии конфликтов вы получите оповещение. Дополнительные сведения см. в статье Синхронизация файлов с помощью клиента синхронизации OneDrive в Windows .

Кто может участвовать в совместном редактировании

По умолчанию в SharePoint группы и разрешения, назначенные для библиотеки, в которой хранится или создается документ, наследуются всеми документами в ней. Например, на сайте группы, где у всех пользователей есть разрешения на чтение и запись, любой из них может участвовать в совместном редактировании. Несмотря на то, что библиотека документов SharePoint Online с разрешениями только для чтения позволяет пользователей для добавления только просматривать документы, но ни один автор может вносить изменения, если только они не будут явно приглашены.

Разрешения SharePoint наследуются, но вы можете задать другие разрешения для определенных пользователей. Если к библиотеке SharePoint открыт общий доступ только на чтение, вы можете предоставить разрешение на изменение некоторым пользователям. Однако если в библиотеке разрешено редактирование для всех пользователей, вы не сможете ограничить разрешения некоторых из них только просмотром. Унаследованные разрешения можно переопределить с помощью разрешения более высокого, но не более низкого уровня. Дополнительные сведения о разрешениях см. в статье Уровни разрешений в SharePoint .

При использовании личного сайта SharePoint, личной библиотеки OneDrive для бизнеса или личного хранилища OneDrive к файлам необходимо предоставлять доступ явным образом. По умолчанию их может изменять и просматривать только владелец библиотеки. Вы можете решить, кто сможет редактировать отдельные файлы, предоставив общий доступ на изменение пользователям или группам. Дополнительные сведения об общем доступе см. в статье Общий доступ к файлам и папкам в Office 365 .

Можно ли редактировать документы совместно с пользователями Office 2007 и более ранних версий?

Несмотря на то что вы можете отправлять файлы с помощью Word и PowerPoint 2007 или более ранней версии в SharePoint Online или OneDrive, и вы можете открыть их для редактирования, вы не сможете совместно создавать эти документы с помощью этих устаревших приложений. Когда пользователь открывает документ с помощью Word или PowerPoint 2007,SharePoint Online или OneDrive создает блокировку для документа и запрещает другим пользователям в Office редактировать этот документ. Для совместного редактирования в Word или PowerPoint всем участникам рекомендуется использовать хотя бы классическую версию Office 2010, Office Online, последние версии для Mac OS или мобильное приложение.

Можно ли использовать другое хранилище вместо SharePoint или OneDrive?

Да, десятки партнеров Майкрософт по всему миру поддерживают совместное редактирование через Office Online. Проверьте, не поддерживается ли совместное редактирование с помощью Office Online на вашем поставщике хранилища.

Однако при использовании сторонних хранилищ документы нельзя совместно редактировать с помощью классических приложений Office и на других платформах. Кроме того, не поддерживается совместное редактирование документов, которые хранятся на Google Диске.

Что на Ваш взгляд является основной проблемой в условиях удаленной работы? Коммуникация — пожалуй, это первое, что приходит в голову. Представьте, что Вы по ошибке отправили своим сотрудникам неверную информацию или — еще хуже — забыли прикрепить нужный файл. А теперь представьте, сколько времени и усилий Вам потребуется, чтобы объяснить каждому, что это была ошибка и уже после этого отправить на все эти ящики письмо с необходимой информацией!

А что если Ваши удаленные коллеги не разделяют Вашей позиции по текущему проекту и установленным приоритетам? Как вы собираетесь прийти к компромиссу? Ответ прост: единства мнений Вы добьетесь, лишь собрав всю свою команду в одном месте. К счастью, всех этих проблем можно избежать, используя онлайн системы для совместной работы.

Подобные решения для совместной работы способны не только значительно сократить дистанцию между теми, кто работает над проектами из разных концов страны, но и предоставляет возможность хранения, редактирования и обмена файлами — в одном месте и в реальном времени!

Чтобы немного сэкономить Ваше время, мы предоставляем обзор 10 систем для управления проектами, функциональность которых производит наибольшее впечатление. Забудьте о проблемах, с которыми Вы сталкивались раньше, ведь теперь Вам останется лишь выбрать наиболее подходящую онлайн платформу и зарегистрироваться на раз-два-три!

Работа в Assembla построена на базе тикетов. Это значит, что сотрудники, работающие удаленно, получают тикеты с заданиями от менеджера проекта. Сперва это может показаться немного странным, но, разобравшись с системой, многие пользователи находят именно этот метод распределения обязанностей очень удобным. Система тикетов напоминает форум, в котором сотрудники обсуждают конкретные вопросы, а главным модератором выступает менеджер проекта. Также Assembla предоставляет встроенную корпоративную энциклопедию Wiki, которая обеспечит в компании единство мысли и замотивирует пользователей читать инструкции, написанные коллегами.

Teamlab — это бесплатная система для совместной работы онлайн, ориентированная в первую очередь на малые и средние компании. Работать в Teamlab — это все равно, что иметь собственную социальную сеть для бизнеса. Вы можете не только вести корпоративный блог, доступный всем сотрудникам, но и за считанные минуты узнать мнение коллег по тому или иному вопросу, устроив публичный опрос и даже голосование. Кроме того, сотрудники самостоятельно могут создавать ветки на форумах так, что никто не остается без участия. Все новости компании анонсируются на главной странице в «Сообществе», а значит, информированность работников благодаря системе оповещения Teamlab стремится к 100%

Опять же, встроенный клиент мгновенных сообщений позволяет обсуждать насущные вопросы, не выходя из портала. Особенно удобным представляется то, что все сотрудники изначально занесены в контактный лист, а это значит, что Вам не придется проводить несколько часов, принимая и отклоняя заявки на «добавление в друзья»

Созданный чикагскими разработчиками 37 signals, Basecamp фокусируется в первую очередь именно на эффективной коммуникации. Вместо того, чтобы рассылать информацию нескольким пользователям, менеджер проекта может просто опубликовать сообщение прямо в Basecamp, сделав его доступным для всех сотрудников. Таким образом Basecamp позволит Вам избежать всей этой волокиты с длинными историями сообщений от каждого пользователя.

Что касается обмена файлами, Basecamp поддерживает все наиболее распространенные форматы, начиная с документов MS Word, заканчивая всевозможными изображениями. При загрузке файла с таким же именем, существовавший документ не будет удален безвозвратно — система отправит его в архив, заменив на более новую версию так, что при необходимости пользователи могут обратиться к истории внесенных исправлений.

Как и любая другая онлайн система для совместной работы, Central Desktop позволит Вам работать, где бы Вы ни находились и до тех пор, пока рядом есть Интернет-соединение. С этим решением, основанным на облачных технологиях, Вы сможете работать в условиях, которые устраивают именно Вас.

Пользователи получают доступ к учету рабочего времени, возможность проводить веб-конференции онлайн(что имеет колоссальное значение для любого коллектива), встроенный клиент для обмена мгновенными сообщениями, а также редактор документов (типа Google)

Но, пожалуй, самая оригинальная возможностьCentral Desktop — это быстрые публикации, аналогичные постам в Twitter, позволяющие сотрудникам вносить обновления, сделанные по проектам на всеобщее обозрение. Ну и, конечно, форумы, на которых ведется обсуждение текущих вопросов, никогда не утратят своей ценности для тех, кто работает в разных временных зонах.

Если Вы ярый фанат Wiki, то освоение Confluence не составит для Вас труда! У этой системы действительно много общего со всем известной свободной энциклопедией: возможность создания контента, редактирования и обсуждения, «умный» поиск информации и многое другое. Обмен файлами организован по принципу drag and drop (перетаскивания). В отличие от остальных систем для управления проектами, Confluence максимально сфокусирован на файлообмене, что безусловно является ключевым моментом в крупномасштабных проектах с большим количеством документации.

Как и в WordPress, здесь есть множество плагинов, которые пользователи без труда установят на свои системы, но самым весомым аргументом «ЗА» Confluence является возможность интегрировать платформу с Microsoft Office. Согласитесь, это много.

Ящик с входящим сообщениями совсем выбился из рук? Teambox решит эту проблему, как бы подсказывая, на что нужно обратить внимание и как расставить приоритеты.

Teambox, также как и Central Desktop, шагает в ногу со временем и перенял некоторые возможности у Facebook. Например, пользователи могут публиковать статусы с той только разницей, что касаться они будут их рабочего прогресса. Teambox — возможно, одна из немногих онлайн систем, с которой Вам не придется долго искать необходимую информацию или файл. Здесь все настолько просто, что интуиция сама подскажет Вам, на какую кнопочку нужно нажать.

С удовольствием возьмет на себя проблему времени, потраченного впустую, ведь каждый из нас знает о том, что время — ключевой фактор в бизнесе и зачастую руководителю необходимо знать, на что потрачена каждая минута.

Итак, ключевая возможность Timedoctor — это мониторинг деятельности удаленный работников посредством… скриншотов! Кому-то этот метод может показаться нарушением личного рабочего пространства, но никто не станет отрицать того, что система работает он безотказно. Автоматическое генерирование ежедневных отчетов, список посещаемых сайтов, используемых приложений и множество других возможностей, которые позволят отследить малейшее действие на конкретном компьютере. Если Вы хотите иметь отчет о каждой потраченной вашим работником минуте, то Timedoctor — это то, что Вы ищете.

Решили отправить организаторам TechEd Russia 2012 коллективный отзыв о конференции. Сегодня я расскажу о том, как мы организовали совместную работу над ним с помощью OneDrive.

Первоначальное обсуждение, конечно, велось в почте. Когда все желающие высказались, я собрал все отзывы в документ Word и загрузил его на OneDrive. Теперь нужно было предоставить коллегам возможность просмотреть документ и внести в него правки.

Примечание . Статья написана до переименования SkyDrive в OneDrive, отсюда и старое название на снимках экрана.

Сегодня в программе

Предоставление общего доступа к файлам и папкам OneDrive

В OneDrive разрешения на доступ к файлу регулируются на уровне папок и файлов. Когда вы делаете папку общедоступной или выдаете разрешение на доступ в нее конкретным людям, эти параметры распространятся также и на все вложенные папки и файлы, если не задавать им другие разрешения.

Я загрузил файл в личную папку и перешел к выдаче прав на него своим коллегам.

Вообще, в столбце «Общий доступ» видно, когда на файл или папку изменены права. По сути, в облачном хранилище Microsoft три варианта предоставления доступа, и я начну с самых простых.

Создание ссылки на файл

Из картинки ниже понятно, что любой обладатель ссылки сможет просмотреть или отредактировать документ. Менее очевидно, что для того чтобы сделать папку или файл публичными, надо создать соответствующую ссылку (она называется «Предоставить общий доступ»).

Конечно, публичный доступ, равно как и доступ по ссылке с правами редактирования, можно прекратить в любой момент. Причем при повторном создании ссылки для редактирования в URL будет уже другой ключ.

Отправка почтового сообщения

Эта опция более интересна, поскольку здесь есть возможность потребовать авторизацию с учетной записью Microsoft . Причем это единственный вариант, позволяющий предоставить доступ к файлу только определенным людям.

Ваши адресаты получат письмо от учетной записи, с которой вы вошли в OneDrive (т.е. нельзя отправить письмо с произвольного адреса). В этом случае тоже создается ссылка, но требование входа в службу ограничивает доступ к файлу или папке адресатами письма. Безусловно, получатели письма могут скачать и передать файл кому угодно каким-либо другим способом.

Интересно, что в случае, когда связано несколько учетных записей, разрешение предоставляется только тому аккаунту, с которого доступ был осуществлен в первый раз. Кстати, когда вам кто-то предоставил доступ к файлу, вы можете перейти к нему из раздела Общие в левой панели OneDrive.

Управление правами доступа

В нашей переписке участвовал Артем, подкидывая хорошие темы для отзывов. Однако он не является MVP, поэтому права на редактирование файла ему были ни к чему. Выслав письмо, я поправил права доступа, управление которыми осуществляется в правой панели.

На рисунке видно, что Артем может только просматривать документ, в то время как все остальные могут его редактировать в локальном приложении Word или прямо в OneDrive с помощью Word Web App. Здесь же можно лишить доступа любого человека или всех обладателей ссылки на просмотр или редактирование файла.

Совместная работа над документами Office

Важно! Открывайте файлы из офисных программ напрямую с OneDrive (Ctrl + O → OneDrive), а не из синхронизируемой папки на локальном диске. Иначе при одновременной работе нескольких человек возникнет конфликт, результатом которого будут копии обновленных файлов с именем ПК в названии.

Вы можете открывать файлы Word, Excel, PowerPoint и OneNote и работать над ними как в локальных приложениях Microsoft Office, так и в их веб-версиях прямо в браузере. В обоих случаях поддерживается совместная работа над документом нескольких человек. Максимальное количество одновременных редакторов нигде не прописано, но восемь человек успешно работали (спасибо за проверку Оксане).

В OneDrive это работает очень удобно! Я открыл наш отзыв в Word 2013 и начал править первый абзац.

Абзац моментально заблокировался, чтобы кто-то другой случайно не внес в мой фрагмент перекрывающие изменения. Оксана, вносившая свои правки одновременно со мной, увидела это в веб-приложении (она предпочитает английский интерфейс).

Здесь я хочу обратить ваше внимание на несколько моментов.

1. Четко обозначается, какой абзац я редактирую (мое имя отображается при наведении).
2. Этот абзац действительно защищен от чужих правок. Сейчас курсор установлен в нем, и на рисунке видно, что в ленте заблокированы все опции форматирования.
3. Можно посмотреть список всех людей, выполняющих правки в данный момент.
4. Известно, что кто-то уже изменил документ, т.е. после обновления можно увидеть их правки (синхронизации в реальном времени нет, с сожалению).

В OneDrive можно посмотреть, кто редактировал документ последним.

Но интереснее другое — OneDrive автоматически отслеживает версии документов. Вы можете перейти к журналу версий из контекстного меню или из верхнего меню «Управление» (на рисунке выше оно скрыто за тремя точками ввиду малого размера окна).

Здесь можно восстановить или загрузить любую из предыдущих версий. По имеющейся у меня информации, на OneDrive сохраняется до 25 версий документа. Однако версии создаются только при редактировании файлов. Если вы загрузите новый файл с тем же именем, перезаписав старый, история версий не сохранится.

Опрос и дискуссия

Как видите, управление правами в OneDrive осуществляется очень просто, хотя некоторые моменты не вполне очевидны. При этом можно создавать и изменять документы Word, книги Excel, презентации PowerPoint и заметки OneNote, не покидая браузера. Конечно, веб-версии приложений Office не обладают всеми функциями их аналогов из пакета Office, но для множества пользователей их возможностей более чем достаточно.

Вы можете работать над файлами Office индивидуально и совместно, используя как минимум 7 Гб личного дискового пространства. Ах да, это все совершенно бесплатно;)

А вы храните файлы и документы в облаке? Приведите в комментариях несколько самых любимых возможностей своего облачного хранилища!

Dropbox и совместная работа над документами

• Облачные сервисы

Я работаю в компании, которая занимается разработкой специализированного софта биологической направленности для фармакомпаний. По роду деятельности мне и моим коллегам приходится сталкиваться с написанием научных статей, грантов и прочих документов, над которыми приходится работать сообща.

В настоящее время совместная работа над документами осуществляется через электронную почту. Схема самая примитивная: один автор вносит изменения и после пересылает остальным соавторам, которые в свою очередь читают и вносят свои изменения и дополнения. Подобный «пинг-понг» порождает большое число писем с содержанием типа «Петя, вот это последняя версия документа», и множество версий. И естественно, рано или поздно кто-то запутывается и начинает править уже неактуальную версию. Что бы отловить подобные оплошности, приходится затрачивать дополнительное время. Еще одной причиной почему используется почта, а не какие-то специализированные инструменты типа SharePoint - это простота использования, не нужно учиться работать в новом софте.

Не так давно я открыл для себя Dropbox, в который сразу же стал сбрасывать рабочие файлы для работы дома. При этом не нужно каждый раз посылать файл самому себе по почте, и ведь нужно же еще не забывать отправить назад, опять же самому себе, обновленную версию. А позже пришел к идее, что Dropbox можно использовать для совместной работы.

Шаринг папок

Кроме того, чтобы работать только с актуальными версиями документов, нужно иметь возможность отслеживать изменения. Тут Dropbox позволяет, во-первых, просматривать какие изменения в целом происходили в папке: какие файлы были добавлены/удалены/изменены.

А во-вторых, для каждого файла можно увидеть историю измений, и при необходимости откатить, или скачать файл нужной версии. Это значит, что любые изменения будут сохранены. Кстати, удаление файла, случайное или преднамеренное, не является бедой, удаленное легко восстановить одним кликом.

Конфликтные ситуации

Итоги

• Не требуется каких-то специальных знаний, достаточно заполнить регистрационную форму и установить клиент, а все остальное будет происходить автоматически.
• Не нужно использовать почту или FTP для обмена версиями документа.
• Все версии документа сохраняются на сервере Dropbox, потому нужный файл будет доступен из любой точки, где есть интернет и можно не бояться удаления файлов

• Нет какой бы то ни было системы разрешения конфликтных ситуаций. Сейчас при возникновении конфликтной ситуации, файлы придется сравнивать вручную, хоть и средствами MS Word.
• Вопросы безопасности - если взломают аккаунт одного из соавторов, ваша информация будет украдена. Кроме этого, не для всех приемлемо, чтобы статьи и прочие документы, которые по сути описывают новейшие изыскания, хранились на руках третьих лиц.
• Достаточно примитивная система управления версиями.

В целом идея кажется работоспособной и работает в теории, но нужно попробовать ее в реальных условиях, что я и попытаюсь сделать в ближайшее время.

При разработке крупных проектов зачастую не хватает сил одного сотрудника. К такой работе привлекается целая группа специалистов. Естественно, что у каждого из них должен быть доступ к документу, который является объектом совместного труда. В связи с этим очень актуальным становится вопрос обеспечения одновременного коллективного доступа. Программа Excel имеет в своем распоряжении инструменты, которые могут его предоставить. Давайте разберемся в нюансах работы приложения Эксель в условиях одновременной работы нескольких пользователей с одной книгой.

Эксель может не только предоставить общий доступ к файлу, но решить некоторые другие задачи, которые появляются по ходу совместной работы с одной книгой. Например, инструменты приложения позволяют отслеживать изменения, производимые различными участниками, а также утверждать либо отклонять их. Выясним, что может предложить программа пользователям, столкнувшимся с подобной задачей.

Предоставление совместного доступа

Но начнем мы все же с выяснения вопроса, как предоставить общий доступ к файлу. Прежде всего, нужно сказать, что процедура включения режима совместной работы с книгой не может быть проведена на сервере, а только на локальном компьютере. Поэтому, если документ хранится на сервере, то, прежде всего, его нужно перенести на свой локальный ПК и там уже производить все нижеописанные действия.

После указанных выше действий совместный доступ к файлу с разных устройств и под различными учетными записями пользователей будет открыт. На это указывает то, что в верхней части окна после названия книги отображается наименование режима доступа – «Общий» . Теперь файл снова можно переносить на сервер.

Настройка параметров

Кроме того, все в том же окне доступа к файлу можно настроить параметры одновременной работы. Это можно сделать сразу же во время включения режима совместной работы, а можно отредактировать параметры чуть позже. Но, естественно ими управлять может только главный пользователь, который координирует общую работу с файлом.

Открытие общего файла

Открытие файла, в котором включен совместный доступ, имеет некоторые особенности.

Теперь можно приступать к работе с документом.

Просмотр действий участников

Совместная работа предусматривает постоянный контроль и координацию действий всех участников группы.

Рецензирование действий пользователей

Главный пользователь имеет возможность применять или отклонять правки других участников. Для этого требуется совершить следующие действия.

Удаление пользователя

Существуют случаи, когда отдельного пользователя нужно удалить. Это может быть связано с тем, что он выбыл из проекта, так и чисто по техническим причинам, например, если учетная запись была внесена неправильно или участник начал работать с другого устройства. В Экселе существует такая возможность.

Пользователь будет удален.

Ограничения по использованию общей книги

К сожалению, одновременная работа с файлом в Экселе предусматривает целый ряд ограничений. В общем файле ни один из пользователей, включая главного участника, не может выполнять следующие операции:

• Создавать или изменять сценарии;
• Создавать таблицы;
• Разделять или объединять ячейки;
• Манипулировать с XML-данными;
• Создавать новые таблицы;
• Удалять листы;
• Производить условное форматирование и ряд других действий.

Как видим, ограничения довольно существенны. Если, например, без работы с XML-данными зачастую можно обойтись, то без создания таблиц работа в Экселе вообще не мыслится. Что же делать в том случае, если нужно создать новую таблицу, объединить ячейки или выполнить любое другое действие из вышеуказанного перечня? Выход есть, и он довольно простой: нужно временно отключить общий доступ к документу, выполнить нужные изменения, а затем подключить возможность совместной работы снова.

Отключение общего доступа

Когда работа над проектом закончена, или, в случае необходимости внесения изменений в файл, о списке которых мы говорили в предыдущем разделе, следует отключить режим совместной работы.

После вышеуказанных действий общий доступ к файлу будет закрыт, а журнал исправлений будет очищен. Информацию о ранее произведенных операциях теперь можно будет увидеть в виде таблицы только на листе «Журнал» , если соответствующие действия по сохранению данной информации были проведены ранее.

Как видим, программа Эксель предоставляет возможность включения общего доступа к файлу и одновременной работы с ним. Кроме этого, с помощью специальных инструментов можно отслеживать действия отдельных участников рабочей группы. Данный режим имеет все-таки некоторые функциональные ограничения, которые, впрочем, можно обойти, временно отключив общий доступ и проведя необходимые операции в обычных условиях работы.